Los mensajes de voz son un elemento importante para toda centralita, y conocer realmente qué son y cómo añadirlas te ayudarán a sacarles el máyor provecho. Añadir mensajes personalizados en tus locuciones con buena calidad de sonido refleja profesionalidad, lo que mejora la imagen de la empresa y ayudan a crear una buena primera impresión para los posibles clientes.
Para poder decidir qué mensajes queremos en una empresa, debemos tener claro lo que son. Las locuciones de la centralita virtual son mensajes de voz programados de la centralita, que escucha el cliente al llamar al fijo de cabecera de la empresa. Estos mensajes pueden informarle sobre la empresa en cuestión o guiarle a través de los diferentes departamentos de la empresa. Estos mensajes nos permiten incluir mensajes de voz personalizados al sistema de telefonía, y por lo tanto, tener control sobre todo lo que escuchan nuestros clientes o posibles clientes.
Otra ventaja que nos presentan las locuciones es mejorar el trato con el cliente, ya que ofrece una solución para situaciones en las que este no puede ser atendido, por ejemplo, si llama fuera del horario comercial, o si todas las extensiones de la centralita virtual están ocupadas.
¿Qué tipos de mensajes de centralita virtual necesita una empresa?
Mensajes de bienvenida
Esta suele ser la primera locución que se añade y resulta imprescindible para toda centralita virtual. Es la primera que escuchará el cliente y en la que se le informa sobre la empresa en cuestión. Normalmente, se suele indicar el nombre de la empresa y lo que sucederá a continuación, como por ejemplo : «Bienvenido a Fonvirtual, en breve será atendido por un agente». También se puede completar el mensaje de voz con un menú de opciones, o, por ejemplo, informando del horario de atención telefónica.
«Bienvenido a «miempresa». Le rogamos que espere un momento, le atenderemos inmediatamente».
«Gracias por llamar a «miempresa», en breve le atenderemos, le rogamos que permanezca a la espera».
«Ha llamado a «miempresa», por favor no se retire, enseguida le pasamos con un operador».
Mensajes de fuera de horario
Si alguien llama a la centralita fuera del horario de atención al cliente, es recomendable disponer de un mensaje que le informe del nombre de la empresa y de cual es el horario comercial, por ejemplo : «Nuestro horario de atención es de 8 a 2 y de 3 a 5 de lunes a viernes». También se le puede dar la opción de dejar un mensaje en el buzón de voz, o de que haga su consulta por correo, para que la empresa contacte con él más adelante. Por ejemplo : «En este momento no podemos atenderle telefónicamente, pero puede enviarnos un correo con su consulta a info@miempresa.com o dejarnos un mensaje en el buzón».
Aquí puedes ver más ejemplos para añadir mensajes de voz:
«Bienvenidos a «miempresa». Puede ponerse en contacto personalmente con nosotros de lunes a viernes de 8 a 20 horas. Si desea hacer un pedido o realizar alguna consulta puede enviarnos un correo a info@miempresa.com o dejarnos un mensaje cuando oiga la señal. Por favor no olvide indicarnos sus datos de contacto para que podamos devolverle la llamada. Muchas gracias y hasta pronto».
«Gracias por contactar con «miempresa».Lo sentimos, en estos momentos nuestras oficinas están cerradas. Si lo desea, puede dejar un mensaje al oír la señal o enviarnos un correo electrónico a info@miempresa.com. Nos pondremos en contacto con usted en horario laboral. Muchas gracias por su llamada».
«Ha contactado con «miempresa». Nuestras oficinas se encuentran cerradas, le informamos que nuestro horario de atención comercial es de ocho de la mañana a ocho de la tarde. Si necesita realizar una petición o una consulta, por favor envíe un correo electrónico a info@miempresa.com. Gracias».
Mensajes de ocupado
Puede darse la situación de que, por distintos motivos, cuando alguien llame a la centralita sus extensiones estén ocupadas y el cliente no pueda ser atendido de inmediato. En este caso tenemos más de una posibilidad, como por ejemplo incluir un mensaje informativo explicando que nuestros agentes están ocupados. Si después de esto decidimos pasar al cliente a una cola de espera, podemos informarle cada cierto tiempo de que será atendido en breve, por ejemplo : «En este momento nuestros agentes están ocupados, por favor, manténgase a la espera, pronto será atendido», o también «Su llamada es importante para nosotros, por eso le rogamos que permanezca en espera. Le atenderemos lo más rápidamente posible».
Otra posibilidad que tenemos es que la llamada termine en el buzón de voz, donde podemos añadir mensajes personalizados informando al cliente de que puede dejar un mensaje o que llame de nuevo más tarde:
«Gracias por llamar a «miempresa». En estos momentos, nuestras líneas están ocupadas. Por favor, no cuelgue y enseguida le atenderemos».
«Ha contactado con «miempresa». Le rogamos que espere un momento, en breve le atenderemos personalmente. Gracias».
«Gracias por llamar a «miempresa». En este momento nuestros agentes están ocupados, pero puede mantenerse a la espera o dejar un mensaje en el buzón de voz, y le contactaremos más tarde».
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Para los períodos como los días festivos o en los que la empresa se encuentra de vacaciones, se pueden incluir locuciones personalizadas para informar al cliente del motivo por el que no puede ser atendido. Es aconsejable en este caso informar de otros medios para contactar con la empresa durante este período. Un ejemplo sería: «Nuestra empresa se encuentra cerrada por vacaciones hasta el próximo 30 de agosto, puede dejarnos un mensaje en el buzón de voz con su consulta para que podamos contactarle tan pronto nos incorporemos o, si se trata de algo urgente, puede enviarnos un correo a info@miempresa.com ».
Puedes añadir mensajes de voz como :
«Gracias por llamar a «miempresa». Lo sentimos, pero en estos momentos nuestras oficinas están cerradas por vacaciones. Le atenderemos de nuevo el día X en nuestro horario habitual. Disculpe las molestias».
«Bienvenido a «miempresa». Le informamos que en este momento no podemos atender su llamada por ser día festivo. Si lo desea puede dejar su mensaje después de oir la señal. Muchas gracias».
«Ha contactado con «miempresa». En este momento no podemos atender su llamada con motivo de la festividad nacional. Si necesita realizar una petición o una consulta, por favor envíe un correo electrónico a info@miempresa.com».
Mensajes para el menú de opciones
En este caso, las locuciones se encargan de describir las distintas opciones a las que puede ser enviada la llamada, para que los clientes elijan, por ejemplo, con qué departamento ponerse en contacto. Se pueden añadir mensajes explicando al cliente cómo ponerse en contacto:
«Si ya es cliente, pulse 1, si quiere información comercial, pulse 2…»
«Si quiere hablar con nuestra oficina de Barcelona, pulse 1, si quiere hablar con la oficina de Madrid, pulse 2».
«Gracias por llamar a «miempresa». Si desea hablar con el departamento comercial, por favor pulse uno. Si desea hablar con administración, por favor pulse dos».
«Gracias por llamar a «miempresa», si conoce el número de extensión, por favor, márquelo. Si desea realizar un pedido o solicitar información de una factura, pulse uno. Si necesita información sobre un producto o marca, pulse cuatro. Para contactar con el departamento de personal, pulse cinco. Si desea hablar con la operadora, por favor, manténgase a la espera».
Tener a tu disposición una centralita virtual para la empresa implica contar con numerosas funcionalidades y ventajas. Entre ellas, podemos destacar la posibilidad de obtener una línea fija dedicada a la propia actividad profesional, sin necesidad de ninguna instalación ni de ningún hardware especializado, con activación inmediata y sin ningún compromiso de permanencia. Es decir, utilizar tu móvil como una herramienta de negocios
Con una centralita virtual, un empresario que simplemente posea un teléfono móvil personal, puede asociarlo de la forma más simple a un verdadero número de teléfono fijo, con el prefijo que sea, de cualquier país del mundo. La principal ventaja es que este tipo de numeración siempre resulta más profesional y transmite una mayor confianza a los clientes que una numeración móvil. A continuación, analizaremos más detalladamente cuáles son las ventajas de utilizar tu móvil como una herramienta de negocios.
¿Por qué utilizar tu teléfono móvil personal como herramienta para recibir llamadas de negocios?
Cuando se empieza a trabajar como empresario o como autónomo, siempre resulta bastante tentador el adquirir un segundo teléfono con un paquete de llamadas profesional, que permita básicamente poder separar las llamadas y los mensajes relacionados con la vida privada de los relativos a la actividad profesional.
Sin embargo, manejar dos teléfonos móviles es más complicado de lo que parece y, en este artículo veremos que, con la evolución de las tecnologías de telecomunicación, ya no es necesario cargar con algo así. De hecho, este tipo de organización de la comunicación de la empresa ha quedado bastante obsoleto.
Para empezar, dos teléfonos móviles tienen el doble de posibilidades de ser olvidados en algún lugar, el doble de probabilidad de ser confundidos y mezclados, y además, el coste será el doble.
Atrás quedaron los días en que sacar dos o incluso tres teléfonos móviles daba una imagen de persona ocupada e interesante. Ahora, sin embargo, lamentamos decirte que más bien da la imagen de un empresario que no está al tanto de las nuevas tecnologías.
Pero, ¿cómo usar un teléfono para uso personal y de negocios al mismo tiempo?
Gracias a las tecnologías de telefonía en la nube y a la contratación de la centralita virtual de Fonvirtual, ahora es posible generar números de teléfono fijos profesionales y de cualquier lugar del mundo, y recibir las llamadas a través de una app en el teléfono móvil personal.
A partir del momento en que descargas la app en tu móvil e introduces tu usuario y contraseña, ya es posible recibir y realizar llamadas desde la centralita virtual mostrando el fijo de cabecera de la empresa. Las llamadas se redirigen desde la centralita a la app del teléfono móvil de forma automática. El reenvío se realizará, además, sin ningún coste adicional.
¿Cuál es el secreto? La nueva tecnología WebRTC, con la que funcionan todos los servicios de Fonvirtual. La tecnología WebRTC es un desarrollo de Google, que permite enviar datos de voz, vídeo y mensajería desde cualquier tipo de dispositivo conectado a Internet y sin necesidad de instalar nada, ya que la comunicación se produce mediante el navegador, o en el caso del teléfono móvil, mediante una simple aplicación.
En Fonvirtual hemos querido incorporar esta tecnología con el fin de mejorar la eficacia de las comunicaciones de tu empresa. Implementar servicios de telecomunicaciones avanzados ya no está solo al alcance de las manos de las grandes multinacionales, sino que cualquier tipo empresa puede acceder a ellos.
Además, la centralita virtual de Fonvirtual incluye todas las funcionalidades que puedas soñar. Cada vez que un cliente llame al fijo de la empresa podrá escuchar una locución de bienvenida, de fuera de horario, quedarse en una cola de espera con música, etc., hasta que finalmente sea atendido por el trabajador adecuado a través de la app móvil o del mismo navegador del ordenador.
¿Cuáles son los beneficios que ofrece Fonvirtual cuando utilizas tu teléfono móvil personal para recibir llamadas de negocios?
El llamante nunca verá tu número de teléfono móvil personal
Con la solución de centralita virtual de Fonvirtual, los clientes llamarán a un fijo y no sabrán desde qué dispositivo (móvil, ordenador o tablet) ni desde dónde se está atendiendo la llamada. Por lo tanto, puedes recibir y realizar llamadas desde tu dispositivo móvil sin ningún temor a que conozcan tu número de móvil personal. Además, darás la imagen de una empresa profesional ¡tus clientes no saben, y nunca sabrán, que estás utilizando tu móvil para atenderles!
Puedes distinguir las llamadas privadas que recibes de las de negocios
Incluso antes de coger el teléfono, puedes identificar una llamada de negocios entrante y diferenciarla de una llamada privada. Esto es ya que las llamadas privadas entrarán como una llamada corriente en su teléfono móvil, mientras que las llamadas de negocios entrarán en la app. Esta funcionalidad es ideal para saber cómo responder o simplemente para elegir entre responder o no responder a la llamada.
Acceso directo al registro de llamadas
Si tienes un smartphone, tu registro de llamadas será accesible inmediatamente a través de la aplicación de centralita virtual de Fonvirtual, a la vez que se sincronizará simultáneamente con el panel del ordenador si te conectas a la centralita desde él. Esto es extremadamente útil a la hora de gestionar el 100% de las llamadas de los clientes: anotar, clasificar, organizar…
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El ahorro de costes es otra de las grandes ventajas de recibir las llamadas profesionales en el teléfono móvil. Como ya hemos comentado al comienzo del artículo, ya no es necesario contratar una segunda línea telefónica con Internet, ni tampoco comprar equipos. Por lo tanto, el ahorro en costes es bastante alto.
Además, al no depender de equipos especializados, es un servicio que nunca quedará obsoleto. Es decir, no es necesario llevar a cabo ningún tipo de mantenimiento, más allá de actualizar la app si es necesario.
En definitiva, utilizar tu móvil como una herramienta de negocios es ventajoso para tu empresa en numerosos sentidos, como ya habrás podido comprobar. Y es posible gracias a Fonvirtual. No dudes más y únete a la revolución de las telecomunicaciones.
En los últimos años, se ha demostrado que el número analógico está en decadencia. Cada vez son más las empresas las que se animan a contratar o pasar su número fijo de cabecera a número virtual para sus comunicaciones.
El número virtual es de tremenda relevancia a la hora de hacer crecer una empresa, ya que permite que, aunque la empresa se encuentre localizada en un único punto del país, estas puedan estar disponibles desde cualquier lugar, lo que se traduce en un gran ahorro de costes dada la posibilidad de poder crear extensiones y hacer llamadas de forma gratuita en todo el mundo.
Esta funcionalidad, sin embargo, no existe para las compañías que aún poseen números de teléfono analógicos. El teléfono analógico es el típico sistema de telefonía que conocemos, con el cual poseemos una línea que está directamente ligada a un dispositivo fijo, de manera que solo se puede acceder a su utilización desde ese teléfono.
En un mundo globalizado, donde las empresas necesitan, cada vez más, mantener el contacto con otras sociedades de todo el mundo, internacionalizarse y deslocalizar sus sedes, este tipo de telefonía parece demasiado simple. Es la era tecnológica y no cabe duda que, una tecnología que no nos permite desplazarnos, ya no la queremos.
Sin embargo, muchas empresas temen cambiar a un número virtual porque piensan que será necesario cambiar de número de teléfono, con los problemas que ello supone: nuestros clientes más habituales ya saben a qué número llamar cuando tienen alguna consulta, al igual que nuestros proveedores, e incluso nos tienen guardados en su agenda; nuestro número está extendido por diversos directorios y páginas web, etc. Y no queremos bajo ningún concepto que el cambio de teléfono afecte negativamente al número de llamadas que recibimos.
Hoy escribimos este blog para acabar con ese miedo de una vez por todas, ya que, desde Fonvirtual os confirmamos que es posible conservar y pasar tu número de teléfono fijo de toda la vida a número virtual, es decir, es posible llevar a cabo la portabilidad de tu número de teléfono tradicional.
¿Cómo puedo hacerlo?
Con Fonvirtual podrás pasar tu número fijo actual a un número virtual: el proceso de portabilidad tan solo dura entre cuatro y cinco. Durante ese proceso, su proveedor actual seguirá suministrándole el servicio con normalidad, hasta que, marcada una fecha de portabilidad, el número empiece a ser virtual con Fonvirtual.
Debemos tener cuidado con el proceso de portabilidad, ya esta debe solicitarse con los mismos datos con los que se tiene contratado actualmente la numeración. En muchos casos, el cliente no recuerda bajo qué nombre tiene la numeración y es probable que facilite al operador demandante unos datos diferentes. En ese caso, se recomienda enviar una factura reciente para que la empresa pueda comprobar los datos.
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¿Por qué pasar mi número de teléfono analógico a virtual?
A continuación os presentamos cuáles son los principales motivos por los que pasar el número analógico de la empresa a un número virtual:
Ofrece la imagen de una empresa internacional, haz negocios con sociedades extranjeras y haz posible que contacten contigo clientes de todo el mundo. Las cuotas de la mayoría de las operadoras telefónicas tradicionales y el roaming son demasiado elevadas cuando se trata de realizar y recibir llamadas en el extranjero. Si queremos expandir nuestro negocio y ampliar la clientela orientandonos hacia otros mercados, lo más sensato y asequible es contar con un número virtual, que además con Fonvirtual, podrá incluir el prefijo y la forma de cualquier número de teléfono local internacional. Es decir, si tengo clientes en Paris, podré ofrecerles un número local de París, mientras que yo estaré recibiendo sus llamadas en mi propio móvil, tablet o PC desde España o cualquier otro lugar del mundo donde disponga de una conexión a Internet estable.
Además, dado todo lo anterior, hará posible la creación de un sentimiento de cercanía con todos los clientes, no importa su procedencia, ya que podemos tener el domicilio social en Madrid y portar o incluso contratar un número virtual de Barcelona, Sevilla o de Estados Unidos, por ejemplo. De esta manera, mis clientes pensarán que la empresa también se encuentra allí localizada, aportando una mayor seguridad, confianza y tranquilidad.
Un número virtual puede ser de gran ayuda a la hora de separar vida profesional de vida personal. Los emprendedores, autónomos o profesionales en activo están constantemente pegados a su teléfono. Lo que hace unos años era común, la existencia de dos teléfonos, uno para el trabajo y otro para la vida personal, ya ha quedado obsoleto. Hoy en día una persona puede combinar ambos números en un mismo dispositivo. Con el número de teléfono virtual podrás contar con dos números diferentes en un mismo dispositivo, ya sea smartphone, PC o tablet, mientras que filtras los contactos, impidiendo las molestias que causa una llamada fuera del horario de oficina, cuando estás disfrutando del tiempo libre con familia o amigos.
Ahorro de los costes de roaming, ya que estos pasarán a ser 0 gracias a la tecnología WebRTC con la que funcionan nuestros números virtuales: basta con una simple conexión a Internet para poder realizar y recibir llamadas ilimitadas a todo el mundo sin pagar ni un céntimo en roaming.
La mejor opción para el e-commerce. No puede negarse que esta modalidad de comercio no hace más que aumentar, y para aportar un aspecto más profesional a nuestro negocio podemos contratar un número virtual que aparezca en la web corporativa, sin tener que dejar uno o varios números de móvil personales, dando una imagen de empresa despreocupada y pequeña. Con el número virtual, podrás hacer una mejor gestión de las llamadas provenientes de los clientes y proveedores, concediendo al mismo tiempo una atención de mayor calidad, más organizada y más personalizada.
Transformando tu número analógico en número virtual, también puedes contratar los servicios de una centralita telefónica virtual, la cual te ofrecerá infinitas posibilidades: horario de atención al cliente, buzón de voz, reparto inteligente de llamadas, colas de espera, etc.
No dudes más y decídete a pasar tu número fijo de toda la vida a número virtual: reducción de costes, expansión del negocio y comodidad.
Son muchos los factores que determinarán el éxito o el fracaso de una estrategia de llamadas salientes. Con la planificación y preparación adecuadas, estos factores pueden llegar a ofrecer infinitos beneficios a una empresa. Es por ello que hoy os damos algunos consejos sobre cómo conseguir la mejor estrategia de llamadas salientes.
Define con detalle tu estrategia de llamadas salientes
La estrategia de llamadas salientes necesita ser definida lo antes posible. Es evidente que, con el paso del tiempo, irá siendo revisada y modificada , pero es necesario establecer una planificación desde el principio.
Especifica los objetivos
Calcula estadísticas: promedio de la duración de las llamadas (duración de todas las llamadas / número total de llamadas), tasa de conversión (número de ventas / número total de llamadas), tasa de ocupación (tiempo dedicado a las llamadas vs. tiempo no disponible), cierre en la primera llamada (número de cierres en la primera llamada / número total de llamadas), etc.
Toda esta información nos hará más fácil saber por dónde empezar y qué aspectos son los primeros a mejorar. Por ejemplo, un promedio de tiempo de llamada largo puede ser un signo de poca habilidad de cierre o de insuficiencia en la comprensión del producto por parte del agente.
Elabora listas de llamadas que merezcan la pena para tu estrategia de llamadas salientes
La llamada a ciegas no son demasiado eficaces. Si tus listas de llamadas están calificadas, tus agentes tendrán más probabilidades de encontrar el éxito.
Investiga sobre las necesidades del producto, la ubicación, la industria, la organización interna, etc., y aporta así a los agentes más facilidades a la hora de guiar al cliente hacia la compra.
Usar las herramientas adecuadas también puede resultar de gran ayuda: una solución CRM puede ayudar a mantener el seguimiento de los clientes y clasificarlos.
Usar scripts de una manera natural
Los scripts pueden ayudar a los agentes a retener la información, evitar errores y mantener la coherencia entre las llamadas. Sin embargo, hay que utilizarlos de una forma natural, ya que, de lo contrario, el cliente puede darse cuenta de que el agente está siguiendo un guión.
Proporcionar incentivos y formación
Para planear una campaña de llamadas salientes efectiva, necesitas tener un equipo cualificado y motivado de agentes. Los incentivos deben ser tanto a corto como a largo plazo, para fomentar la búsqueda continua de la excelencia. Esto abarca desde competiciones diarias con pequeños premios, hasta comisiones basadas en el rendimiento mensual o trimestral.
Involucrar al target durante la llamada
El momento decisivo de la estrategia de llamadas salientes es la llamada telefónica real. La manera de tratar a los clientes es crucial. Hay innumerables recursos para mejorar la forma en que se realizan las llamadas. Aquí os dejamos una breve lista de consejos para asegurar el éxito de una determinada llamada saliente:
Llamar la atención del potencial cliente
El comienzo de una llamada es de suma importancia. Si un agente no despierta el interés del cliente, este decidirá colgar. Llama al potencial cliente por su nombre y muéstrale que estás interesado en él, en su situación y en su bienestar.
Haz que se sientan valorados
Haz sentir al cliente que le estás llamando por una razón. Menciona algo que sepas sobre su negocio y que se relacione con tu objetivo final. Por eso es mejor trabajar con clientes potenciales sobre los que ya posees cierta información.
Ten en cuenta su tiempo
Demuestra al público objetivo que valoras su tiempo. Pregúntales cuánto tiempo tienen antes de lanzarte a la tarea y si es un buen momento para atender a la llamada. En caso negativo, pregúntale en qué horario prefiere que contactes con él.
No hagas promesas si no estás seguro de que podrás cumplirlas
Sorprender y llamar la atención del potencial cliente es esencial, pero no a costa de promesas imposibles. Si te comprometes con una persona antes de conocer los detalles de su situación y no puedes cumplir lo que has dicho con acciones, la confianza de ese cliente desaparecerá para siempre.
Fija una reunión de seguimiento
Una vez que hayas conseguido despertar el interés del cliente, rápidamente establece una reunión posterior para seguir tratando el tema. Una estrategia exitosa de llamadas salientes no termina con la llamada, sino que necesita de un seguimiento del cliente constante.
Conoce más sobre el software de call center
Nos adaptamos a las necesidades de cada empresa y trabajamos para que logres optimizar y ganar eficacia en tus comunicaciones.
Las sesiones regulares de formación y entrenamiento asegurarán que la estrategia de llamadas salientes siga perfeccionándose. Es importante que el entrenamiento sea individual, basado en datos, y que sea motivador en vez de punitivo.
Darle a los agentes la oportunidad de opinar y dar retroalimentación sobre su actividad, medir su satisfacción, el dominio del producto y la confianza son elementos tan importantes como hacer un seguimiento de su rendimiento: los agentes capacitados, bien informados y motivados son esenciales para llevar a cabo una buena campaña de llamadas salientes.
Muchas veces, cuando llamamos al servicio de atención al cliente de una empresa, escuchamos un mensaje en el que se nos indica “Si sabe la extensión, márquela”. En este momento sentimos que estamos perdiendo el tiempo, ya que si realmente sabemos la extensión con la que queremos contactar, ¿por qué tenemos que hablar primero con una máquina?. Esta es una de las funciones de centralita cada vez más extendidas, por lo que hoy os revelaremos cómo llamar directamente a una extensión de la centralita de una empresa sin tener que pasar por todos los escenarios previos.
De hecho, no solo vais a descubrir cómo es posible llamar directamente a una extensión de la centralita, sino que también veremos cómo guardar el número de la extensión en vuestra agenda, lo que nos permite contactar con esa persona de una manera más rápida y cómoda en un futuro.
Antes que nada, ¿a qué nos referimos exactamente al hablar de una extensión de la centralita?
Aunque aparentemente las empresas tengan un solo número de teléfono para contactar, lo cierto es que bajo este pueden haber decenas de extensiones que pueden hacer y recibir llamadas bajo el mismo número de cabecera. Hoy, los servicios de centralita que utilizan tecnología más avanzada como es la WebRTC, permiten dividir ese número principal en diferentes extensiones, que pueden utilizar los trabajadores desde cualquier lugar.
Una definición simple de extensión de centralita podría ser la siguiente: rango de números cortos internos que permiten que una llamada realizada por un usuario a la centralita telefónica de la empresa sea dirigida a un agente (pulsando este número una vez iniciada la llamada) sin que cada uno tenga que contar con una línea de teléfono independiente y con numeración propia.
En cuanto a la cantidad máxima de extensiones que puede tener un número de teléfono determinado, actualmente, con la tecnología WebRCT podemos afirmar que las posibilidades son infinitas.
¿Cómo llamar directamente a una extensión de la centralita?
El primer paso es abrir el marcador de números de nuestro teléfono móvil y escribir el número de la oficina a la que deseamos llamar (por ejemplo, el número de la oficina en España de Fonvirtual, 900 533 075). A continuación, una vez escuchemos la locución de “si conoce la extensión, márquela” debemos pulsar la tecla “almohadilla” (#), de manera que se nos añadirá un punto y coma justo tras el número marcado. El último paso es el de marcar la extensión de teléfono con la que queremos contactar directamente sin tener que pasar todas las fases de la centralita de la empresa.
¿Cómo guardar el número de la extensión en la agenda de contactos de mi móvil?
Si estimamos que vamos a llamar más de una vez a una extensión, es mucho más práctico guardar el número en la agenda del móvil. Para hacerlo, tendremos que seguir los pasos que detallamos a continuación. El modo de hacerlo es muy similar para Android y iPhone.
En primer lugar, creamos o editamos el contacto al que vamos a asociar la extensión. Una vez que lo tenemos, tendremos que escribir también el número de la oficina. Como en el apartado anterior, la clave está en mantener pulsado la tecla en la esquina inferior izquierda en la que aparece tanto el asterisco (*) como la almohadilla (#). Los que tengáis un iPhone también veréis el símbolo (+) -.
Al mantenerla pulsada, nos van a aparecer varias opciones en el teclado que antes no aparecían, de entre ellas una que indica “Espera”. La pulsamos y se nos añadirá el punto y coma tras el número de la oficina. Ya podemos añadir al número la extensión que queramos.
Hasta ahora hemos hablado de las llamadas directas a las extensiones desde un usuario externo a la centralita. ¿Pero qué pasa cuando se quieren hacer llamadas internas entre las extensiones de la centralita?¿a qué número deben llamar los empleados para hablar directamente con sus compañeros, sin tener que llamar al fijo de la empresa o a su móvil personal?.
Muy fácil. Con Fonvirtual cada extensión tendrá un número interno que servirá para comunicarse internamente. Podrás guardar las numeraciones internas de tus compañeros en la agenda de la centralita para llamarles directamente y totalmente gratis.
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