{"id":15992,"date":"2022-10-19T09:38:00","date_gmt":"2022-10-19T07:38:00","guid":{"rendered":"https:\/\/maroon-cobra-681026.hostingersite.com\/blog\/?p=15992"},"modified":"2024-07-17T17:17:42","modified_gmt":"2024-07-17T15:17:42","slug":"herramientas-para-secretaria-a-distancia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fonvirtual.com\/blog\/herramientas-para-secretaria-a-distancia\/","title":{"rendered":"\u00bfCu\u00e1les son las herramientas de comunicaci\u00f3n que necesitas?"},"content":{"rendered":"\n

Las nuevas tecnolog\u00edas han revolucionado la forma de trabajar de las empresas. As\u00ed, por ejemplo, ya no es necesario encontrarse en un puesto fijo para atender a los clientes<\/strong>. Esto ha llevado a reinventar, no s\u00f3lo los procesos corporativos, sino tambi\u00e9n los puestos tradicionales de cualquier negocio, como por ejemplo, el de secretaria. <\/p>\n\n\n\n

En este sentido, este puesto, al igual que otros muchos, ha pasado de poder desarrollarse \u00fanicamente en un despacho en la sede de la empresa, a poder hacerlo a distancia desde cualquier lugar,<\/strong> ofreciendo incluso la posibilidad de incorporar herramientas de automatizaci\u00f3n como los \u201ccallbots\u201d o los \u201cchatbots\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, para llevar a cabo un servicio de secretaria a distancia es fundamental contar con el apoyo de las herramientas adecuadas, especialmente de comunicaci\u00f3n, ya que una de las principales funciones de estos puestos es la atenci\u00f3n y el reparto de las interacciones con los clientes entre los empleados de la empresa<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

En este art\u00edculo te ofrecemos una lista de las que nosotros consideramos m\u00e1s importantes.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es una secretaria a distancia?<\/h2>\n\n\n\n

Este t\u00e9rmino se refiere a las personas o sistemas que, al igual que las secretarias tradicionales, llevan a cabo tareas de administraci\u00f3n, gesti\u00f3n de documentos y atenci\u00f3n al cliente<\/strong> para garantizar el buen funcionamiento de la empresa. A diferencia de estas \u00faltimas, no se encuentra f\u00edsicamente en la empresa, sino que pueden realizar estas funciones a distancia, desde cualquier lugar del mundo. <\/p>\n\n\n\n

A menudo, las organizaciones cuentan con esta figura, ya sea en su oficina o a distancia, para evitar que los empleados puedan llegar a verse saturados y ahorren tiempo<\/strong> para dedicarlo a otras tareas que son m\u00e1s especializadas o requieren mayor concentraci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Por otra parte, es importante destacar que, hasta hace poco, estas funciones de gesti\u00f3n de citas y atenci\u00f3n al cliente eran realizadas por una persona que se encontraba en un despacho organizando las citas de la empresa, atendiendo llamadas en un tel\u00e9fono fijo y desvi\u00e1ndolas al agente correspondiente. En la actualidad, sin embargo, las nuevas tecnolog\u00edas han permitido la automatizaci\u00f3n total o parcial de este proceso<\/strong>, haci\u00e9ndolo m\u00e1s sencillo y c\u00f3modo.<\/p>\n\n\n\n

\"secretaria-a-distancia\"<\/figure>\n\n\n\n

Herramientas de comunicaci\u00f3n necesarias para una secretaria a distancia<\/h2>\n\n\n\n

Un puesto de secretaria, independientemente de que se lleve a cabo de manera presencial o remota, debe cumplir con determinados est\u00e1ndares de productividad y eficiencia<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

De hecho, en el caso de la atenci\u00f3n al cliente, normalmente este puesto es el primer punto de contacto entre el cliente y la empresa<\/strong>, ya que se encarga de darles la bienvenida, conocer el motivo de su petici\u00f3n y trasladarla al agente adecuado. En este sentido, las herramientas de comunicaci\u00f3n que utilicen deber\u00e1n contar tambi\u00e9n con una serie de caracter\u00edsticas que les ayuden a cumplir con estos requisitos. <\/p>\n\n\n\n

A continuaci\u00f3n te ofrecemos una lista de los 3 sistemas en los que toda secretaria a distancia debe apoyarse<\/strong>, as\u00ed como sus principales caracter\u00edsticas:<\/p>\n\n\n\n

Software de call center<\/h3>\n\n\n\n

Se trata del principal sistema en el que debe apoyarse una secretaria virtual. Esta herramienta WebRTC<\/a> permite atender un gran n\u00famero de interacciones desde cualquier lugar<\/strong>, ya que cuenta con amplias funcionalidades que favorecen la productividad y el reparto eficiente de llamadas. Adem\u00e1s, tiene la posibilidad de integrarse con otros softwares como los que detallamos m\u00e1s abajo.<\/p>\n\n\n\n

Un software de call center como el que te ofrecemos en Fonvirtual permite realizar las funciones de atenci\u00f3n al cliente a trav\u00e9s de m\u00faltiples canales<\/strong> (voz, chat y v\u00eddeo). Simplemente, ser\u00e1 necesario que el empleado que realice las tareas de secretariado virtual cuente con un dispositivo con conexi\u00f3n a Internet (ordenador, m\u00f3vil o tablet)  para acceder con su usuario y clave a la plataforma desde la que gestionar\u00e1 todas las interacciones.<\/p>\n\n\n\n

A partir de este momento, la secretaria virtual podr\u00e1 mantener el contacto con los clientes y proveedores<\/strong>, recibiendo las llamadas de voz, videollamadas y chats, y transfiri\u00e9ndolas, en su caso, al compa\u00f1ero adecuado.<\/p>\n\n\n\n

Esto \u00faltimo puede realizarse manualmente por la secretaria o autom\u00e1ticamente por un sistema ACD<\/strong>, en cuyo caso nuestro sistema deber\u00e1 contar tambi\u00e9n con:<\/p>\n\n\n\n

Sistema de reparto \u201cdrag & drop\u201d<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

En caso de que el reparto se realice manualmente, es fundamental que tenga una licencia de recepcionista<\/strong>, la cual le permitir\u00e1 atender simult\u00e1neamente llamadas y mensajes y repartirlas al agente m\u00e1s adecuado.<\/p>\n\n\n\n

Con ella, un empleado se encargar\u00e1 de atender a los clientes en primera instancia, d\u00e1ndoles la bienvenida y conociendo el motivo de su solicitud. Posteriormente, transferir\u00e1 al agente la llamada o el chat utilizando un intuitivo sistema \u201cdrag & drop\u201d<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Sistema ACD<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

En funci\u00f3n de las necesidades y caracter\u00edsticas de la empresa es importante valorar la posibilidad de automatizar este proceso. Para estos casos, nuestro software de call center<\/a> cuenta con un sistema ACD<\/strong> que realiza este reparto de llamadas y mensajes de forma autom\u00e1tica y eficiente. <\/p>\n\n\n\n

Este sistema distribuye las conversaciones entre los agentes disponibles en funci\u00f3n de una serie de habilidades (\u201cskillsets<\/em>\u201d) definidas para cada uno de ellos y de las prioridades de reparto fijadas en la configuraci\u00f3n. Adem\u00e1s, esta funci\u00f3n se puede complementar por un sistema IVR o men\u00fa de opciones<\/strong> en el que el cliente marque una opci\u00f3n y el ACD la entregue al agente m\u00e1s adecuado para atender la interacci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Con todo esto, la secretaria a distancia puede dedicar su tiempo a otras tareas de mayor valor a\u00f1adido para la empresa.<\/p>\n\n\n[et_pb_section fb_built=\"1\" disabled_on=\"on|on|off\" _builder_version=\"4.9.10\" _module_preset=\"default\" hover_enabled=\"0\" border_width_all=\"2px\" border_color_all=\"#f6343f\" sticky_enabled=\"0\"]\r\n [et_pb_row column_structure=\"1_2,1_2\" _builder_version=\"4.7.7\" _module_preset=\"default\"]\r\n [et_pb_column type=\"1_2\" _builder_version=\"4.7.7\" _module_preset=\"default\"]\r\n [et_pb_cta button_text=\"Clics\" _builder_version=\"4.9.10\" _module_preset=\"default\" body_text_color=\"#ffffff\" custom_margin=\"||||false|false\"]\r\n

Conoce m\u00e1s sobre el software de call center<\/div>\r\n Nos adaptamos a las necesidades de cada empresa y trabajamos para que logres optimizar y ganar eficacia en tus comunicaciones.\r\n [\/et_pb_cta]\r\n [et_pb_button button_url=\"https:\/\/fonvirtual.com\/software-call-center\/\" button_text=\"Descubre m\u00e1s\" button_alignment=\"center\" _builder_version=\"4.9.10\" _module_preset=\"default\" custom_button=\"on\" button_border_radius=\"16px\"]\r\n [\/et_pb_button]\r\n [\/et_pb_column]\r\n [et_pb_column type=\"1_2\" _builder_version=\"4.7.7\" _module_preset=\"default\"]\r\n [et_pb_image src=\"https:\/\/fonvirtual.com\/blog\/wp-content\/uploads\/boton-blog-2.png\" alt=\"software call center\" title_text=\"software-call-center\" _builder_version=\"4.9.10\" _module_preset=\"default\" width=\"120%\" module_alignment=\"center\"]\r\n [\/et_pb_image]\r\n [\/et_pb_column]\r\n [\/et_pb_row]\r\n[\/et_pb_section]\r\n\r\n[et_pb_section fb_built=\"1\" disabled_on=\"off|off|on\" _builder_version=\"4.9.10\" _module_preset=\"default\" border_width_all=\"2px\" border_color_all=\"#f6343f\"]\r\n [et_pb_row _builder_version=\"4.7.7\" _module_preset=\"default\"]\r\n [et_pb_column type=\"4_4\" _builder_version=\"4.7.7\" _module_preset=\"default\"]\r\n [et_pb_cta button_text=\"Clics\" _builder_version=\"4.9.10\" _module_preset=\"default\" body_text_color=\"#ffffff\" custom_margin=\"||||false|false\"]\r\n
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Software de gesti\u00f3n de clientes o CRM<\/h3>\n\n\n\n

Complementando a la anterior, otra de las herramientas para una secretaria a distancia es un CRM que se pueda integrar con un software de call center.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Como cualquier miembro de la empresa, una secretaria debe poder acceder a la informaci\u00f3n actualizada del cliente para encontrar al agente m\u00e1s adecuado en cada caso<\/strong>. En este sentido, un CRM conectado a una plataforma de comunicaciones<\/a> permite obtener funcionalidades como la posibilidad de que la ficha del cliente se levante autom\u00e1ticamente cuando se recibe la interacci\u00f3n, de modificar los datos del mismo sin necesidad de abandonar la conversaci\u00f3n\u2026 <\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, los cambios se registrar\u00e1n en tiempo real<\/strong>, por lo que cualquier empleado tendr\u00e1 la seguridad de que est\u00e1 consultando informaci\u00f3n actualizada. Y todo ello desde cualquier lugar del mundo y con cualquier dispositivo.<\/p>\n\n\n\n

Software de gesti\u00f3n de citas<\/h3>\n\n\n\n

La gesti\u00f3n de citas es otra de las tareas principales de una secretaria. Sin embargo, buscar un hueco para cada cliente, la necesidad de apuntar continuamente las citas, gestionar las cancelaciones, enviar recordatorios\u2026 puede resultar un proceso repetitivo y que le haga perder el foco de otras acciones<\/strong> que pueden resultar m\u00e1s importantes. <\/p>\n\n\n\n

Afortunadamente, se puede automatizar f\u00e1cilmente utilizando un software de gesti\u00f3n de citas<\/a> conectado con el call center. As\u00ed, una vez que, por ejemplo, la cita con el cliente haya sido confirmada, ya sea porque la haya pedido hablando directamente con la secretaria o con un agente virtual, el sistema enviar\u00e1 autom\u00e1ticamente la confirmaci\u00f3n de la misma y posteriores recordatorios<\/strong> a trav\u00e9s de una llamada de voz o de aplicaciones de mensajer\u00eda instant\u00e1nea como WhatsApp o Telegram.<\/p>\n\n\n\n

Sistemas de Inteligencia Artificial<\/h3>\n\n\n\n

Por \u00faltimo, es importante que una secretaria a distancia se apoye en las posibilidades que ofrece la Inteligencia Artificial<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Como dec\u00edamos anteriormente, este puesto debe cumplir con una serie de requisitos de productividad y eficiencia. Sin embargo, esto no siempre es posible, ya que puede haber momentos de gran actividad<\/strong> en los que la persona encargada del secretariado virtual se encuentra desbordada y no puede prestar una atenci\u00f3n adecuada.<\/p>\n\n\n\n

Para evitar que esto suceda, en caso de que la secretaria se encuentre ocupada atendiendo otra conversaci\u00f3n<\/strong>, los agentes de IA Conversacional<\/a> se encargar\u00e1n de recibir las llamadas y mensajes y de garantizar que los clientes est\u00e9n atendidos desde el primer momento.<\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, estos sistemas ofrecen una gran ventaja: su disponibilidad 24\/7, los 365 d\u00edas del a\u00f1o<\/strong>. As\u00ed, podremos cubrir las solicitudes que se produzcan fuera del horario comercial y asegurar que los clientes puedan contactar con nosotros siempre que lo necesiten.<\/p>\n\n\n\n

Si quieres m\u00e1s informaci\u00f3n sobre alguna de estas herramientas y sistemas, no dudes en contactar con nosotros<\/a>. Te ayudaremos a implementarlas y escogerlas en funci\u00f3n de las que mejor se adapten a las caracter\u00edsticas de tu empresa.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Las nuevas tecnolog\u00edas han revolucionado la forma de trabajar de las empresas. As\u00ed, por ejemplo, ya no es necesario encontrarse en un puesto fijo para atender a los clientes. 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