{"id":15556,"date":"2021-11-17T07:30:00","date_gmt":"2021-11-17T06:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/maroon-cobra-681026.hostingersite.com\/blog\/?p=15556"},"modified":"2024-07-25T17:18:39","modified_gmt":"2024-07-25T15:18:39","slug":"automatizar-la-gestion-de-citas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fonvirtual.com\/blog\/automatizar-la-gestion-de-citas\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo automatizar la gesti\u00f3n de citas con la Inteligencia Artificial"},"content":{"rendered":"\n

En cualquier tema relacionado con la empresa y la atenci\u00f3n al cliente uno de los temas principales siempre ha sido potenciar y mejorar lo que conocemos como \u201cExperiencia del Usuario<\/strong>\u201d. Este t\u00e9rmino se refiere al conjunto de factores que intervienen en el proceso de interacci\u00f3n de un individuo con un producto o servicio concreto y que generan una percepci\u00f3n positiva o negativa respecto a una empresa. Por eso, proporcionar la mejor experiencia posible, debe ser el objetivo de cualquier organizaci\u00f3n, ya que se trata de una nueva forma de poner el foco en lo que debemos preocuparnos por mantener y cuidar: nuestro p\u00fablico. <\/p>\n\n\n\n

Uno de los aspectos que hacen que el cliente perciba una atenci\u00f3n de calidad que aumente su satisfacci\u00f3n es, entre otras cosas, un servicio r\u00e1pido y eficaz<\/strong>. Detr\u00e1s de cada departamento de atenci\u00f3n al cliente siempre habr\u00e1 un equipo de agentes que se encarguen de solucionar todas las necesidades en el menor tiempo posible. Sin embargo, es cierto que en determinados horarios en los que hay un alto volumen de interacciones con los clientes, no siempre es posible ofrecer la atenci\u00f3n inmediata, y los usuarios tienen que esperar m\u00e1s tiempo del deseado para realizar acciones tan sencillas y rutinarias como reservar o cancelar una cita con la empresa. <\/p>\n\n\n\n

En este sentido, lo que m\u00e1s puede ayudar a cualquier organizaci\u00f3n a automatizar la gesti\u00f3n de citas son las soluciones de comunicaci\u00f3n unificadas<\/a>. El motivo es que estas herramientas, adem\u00e1s de incluir una serie de funcionalidades que agilizan los procesos, permiten implementar sistemas de Inteligencia Artificial<\/strong>, como los agentes virtuales, para reducir as\u00ed los tiempos de espera.<\/p>\n\n\n\n

\"gestion-de-citas-ia\"<\/figure>\n\n\n\n

La importancia de la gesti\u00f3n de citas autom\u00e1ticas<\/h2>\n\n\n\n

Desde el punto de vista del cliente, cuando hablamos de citas previas con una empresa, es posible que la nota donde la ten\u00eda apuntada se pierda, se olvide de asistir o simplemente haya perdido el inter\u00e9s en ella. En este sentido, esto puede causar un perjuicio para la empresa<\/strong>, ya que no podr\u00e1 avisar a otro cliente para que lo reemplace. <\/p>\n\n\n\n

Para evitar que esta situaci\u00f3n ocurra, muchas compa\u00f1\u00edas env\u00edan un SMS personalizado<\/strong> con un recordatorio de la cita. Sin embargo, esto no siempre es suficiente, ya que los mensajes de texto son cada vez menos utilizados, a veces se quedan sin leer, e incluso responderlos tiene un coste que el cliente no siempre est\u00e1 dispuesto a asumir si dispone de otras alternativas. En este sentido, adem\u00e1s de con una llamada telef\u00f3nica, los consumidores prefieren ser contactados a trav\u00e9s de aplicaciones de mensajer\u00eda instant\u00e1nea<\/strong>, como WhatsApp o Telegram. Las empresas por tanto deben ser capaces de aprovechar esta preferencia para recordar las citas previas que los clientes tienen con la empresa.<\/p>\n\n\n\n

No obstante, esto \u00faltimo no quiere decir que tengamos que optar por un \u00fanico canal<\/strong>. Hay personas que agradecen un recordatorio de cita por SMS; otras que prefieren confirmar por tel\u00e9fono por considerarlo un medio m\u00e1s directo; y otras que apuestan por la comunicaci\u00f3n a trav\u00e9s de WhatsApp por, entre otras ventajas, tener coste cero para el cliente<\/strong>. Por ello, es importante optar por una estrategia de comunicaci\u00f3n omnicanal que nos permita atender a nuestros clientes independientemente del medio utilizado.<\/p>\n\n\n\n

En otras ocasiones, lo que ocurre es que los clientes quieren avisar de que asistir\u00e1n a la cita, pero cuando contactan con la compa\u00f1\u00eda<\/strong>, los agentes se encuentran desbordados y no pueden atenderlos, aumentando as\u00ed los tiempos de espera y generando una frustraci\u00f3n en el usuario que acabar\u00e1 en una mala experiencia. Por supuesto, la imagen que tendr\u00e1 respecto a la empresa ser\u00e1 negativa y har\u00e1 que no vuelva a confiar en ella. <\/p>\n\n\n\n

Para solucionar esto, lo recomendable es utilizar la Inteligencia Artificial<\/strong>. Como veremos a continuaci\u00f3n, con un agente virtual (callbot o chatbot) implementado en nuestra soluci\u00f3n de comunicaciones, la intervenci\u00f3n humana se reducir\u00e1 \u00fanicamente a aquellas situaciones que estos sistemas no sean capaces de resolver, y adem\u00e1s, podr\u00e1n reconocer al llamante para darle una respuesta personalizada.<\/p>\n\n\n\n

El papel de los agentes virtuales en la gesti\u00f3n de citas autom\u00e1ticas<\/h2>\n\n\n\n

En la actualidad, se requiere con m\u00e1s frecuencia que los procesos sean cada vez m\u00e1s autom\u00e1ticos, lo que implica que los agentes sean tambi\u00e9n m\u00e1s eficientes y productivos<\/strong>. Ahora bien,es cierto que no todo depende de ellos. Las herramientas utilizadas tambi\u00e9n juegan un papel fundamental a la hora de conseguir este objetivo.<\/p>\n\n\n\n

En el caso de la gesti\u00f3n de citas, los sistemas que m\u00e1s pueden ayudar a agilizar los procesos son los callbots<\/strong> en el caso de las llamadas y los chatbots<\/strong> en el de los mensajes. Su uso puede resultar en un gran n\u00famero de ventajas para nuestro servicio de citas autom\u00e1ticas:<\/p>\n\n\n\n